2015/09/30

企業が従業員からマイナンバーの報告を受ける際の注意点

おはようございます。プロセスコアの山下です。

 

前回に引き続き、マイナンバー制度施行にあたって

企業の実務対応について触れたいと思います。

 

先月お送りしたメールマガジンでは、「マイナンバー

とは?」

「マイナンバーについてなぜ企業側の取扱の管理が

必要か?」について解説をさせて頂きました。

前回のメールマガジンを再度読み直したい方はこちら

から確認できます。

↓↓

http://process-core.com/sr-kumamoto/?p=1962

 

今回は、実際にマイナンバーの通知が従業員の元に

届いた際に、企業としてどのような実務上の対応が

必要かについて触れたいと思います。

 

来月10月14日以降に、マイナンバーの通知(通知

カードと言われています。)が住民票の登録住所地に

届く予定になっております。

 

また、来年1月1日から、マイナンバーに関する

法律(番号法といいます。)が施行されるに伴って

従業員を雇用している企業は、実務上、通知カードに

書かれてある番号を従業員から報告を受け、管理する

必要があります。

 

報告を受けるにあたってまず企業が行わなければ

いけないことは、マイナンバーを企業に報告する

従業員に対して、どのようなことに番号を利用

するのか?通知する必要があります。

個人情報保護法に、個人情報を収集、利用する場合は、

情報の提供者となる相手方に、個人情報を何に

使用するのか目的を伝える義務が定められているから

です。

 

(下記から利用目的を従業員にお知らせする文書が

ダウンロードできます。)

↓↓

riyoumokuteki

次に、従業員から報告を受けたマイナンバーに

間違いがないか確認作業を行う必要があります。

 

確認作業には、次の2つの作業を行う必要が

あります。

 

それは、番号確認と身元確認です。

 

番号確認とは、従業員が所定の報告用紙に

書かれた、マイナンバーの記載に漏れや

誤りがないか確認すること、

 

もう一つは、身元確認といい、番号の報告を

するものが番号の正しい持ち主であるか

確認することです。

 

番号確認と身元確認の方法は、

1.個人番号カード※(番号確認と身元確認)

2. 通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)

3. 個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)

 

※個人番号カード(来年の1月以降に管轄の市役所等で発行申請が可能な、マイナンバーと

顔写真が入ったカードのことです。1枚で番号確認と身元確認が可能です。)

 

のいずれかの方法で確認する必要があります。

ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に

本人確認を行って作成したファイルで番号確認を

行うことなども認められます。また、雇用関係に

あることなどから本人に相違ないことが明らかに

判断できると個人番号利用事務実施者が認める

ときは身元確認を不要とすることも認められます。

 

 

(実際に従業員からマイナンバーの報告を受ける際に

使用する書式が下記からダウンロードできます。

↓↓

kojinbangoutodokede

次回は、マイナンバー制度施行に伴って企業がどのような

管理体制を整える必要があるのかについて触れたいと思います。

 

今回のメールマガジンは以上です。

お読み頂き、ありがとうございました。

 

前回のメールマガジン

「マイナンバーについてなぜ企業側の取扱の管理が

必要か?」について再度読み直したい方はこちら

から確認できます。

↓↓

http://process-core.com/sr-kumamoto/?p=1962