2009/07/06

「労働時間について パート2.」

「残業時間を減らす為には?」そして「効率化を図り、1時間当たりの

生産量を増やしていく為には?」どのような方法があるか

一般的な例をご紹介させて頂きます。 ぜひご一読ください。

(お手数ですがパート1.を読まれていない方は画面を下に

スクロールして パート1.を読まれてから

パート2.を読まれてください。<(_ _)>)

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1つめの対策(基本中の基本ですが)はタイムカードと併せて、

社員に残業申告書を提出してもらい、管理者が必ず残業の必要性の

有無と必要な時間の確認をすることです。

(従来からある一般的な方法ですが意外と実施されていない企業

が少なくありません。)

運用方法としては、終業時刻前に残業が必要と考えている社員から

残業をする理由(業務内容)、業務終了に必要な時間数を書いた申告書を

上長に提出してもらい、決裁をもらうようにします。

上長が申告書をみて、今日中に残業をしなければいけない業務かどうか

判断し、必要のないと判断した場合には残業を認めず、退勤を命じることになります。

(終業時刻前に連絡をする上長が不在の場合は、携帯電話を使って連絡、

やむを得ない場合は事後申請とします。また、申請を受けた際に上長も必要な

時間についても作業が早く終わるようにアドバイスを与えるようにします。

このような申告方式をとることで残業をするのが当たり前といった

職場であっても社員一人一人に終業時刻内に業務を終える為に

どうすれば良いか考えるきっかけを与えることになります。

わたしの関与先の企業でも、このような申告書を取り入れただけで月の残業時間が

平均10時間~15時間は短縮することに成功した企業もあります。

ただし、ここで注意して頂きたいことがあり、上長の残業に対するチェックが

あまりに厳しいと、仕事を自宅に持ち帰ったり、休日出勤をしたりして、

実態としての労働時間は減らない、常日頃から余裕を持って仕事が

できない、最終的には企業への不信感が高まるといったケースも

考えられます。

そこで単純に「残業を減らす」ということだけではなく、2つめの労働時間あたりの

生産性(効率化)を上げる取り組みをあわせて行っていく必要があります。

事例をいくつかあげてみますと、仕事の効率が早い、いわゆる「できる社員の

行動特性(コンピテンシー)」を社員で共有する。

→ できる社員にインタビューして日常業務を行う上での1日、1週間、1ヶ月の

作業の流れを聞き出し、PLAN(計画)DO(実行)CHECK(分析)ACT(改善行動)

の各段階での工夫(なぜ仕事が他の人より裁けるのか)を追究し、他の社員に

伝達するようにする。

社内の課業(仕事の作業単位)を洗い出して、単純作業と属人作業

分別し、単純作業については専門社員、パート社員を活用して作業

分担を見直す。(パート社員をうまく活用すれば残業時間の削減だけで

なく社会保険料の負担を減らすことにもつながります。)

営業社員であれば(営業先との相性の問題もあるが)できる限り

担当エリアに重複をなくし、効率的な営業ルートで周り、

無駄な移動時間をなくすようにする。

(店舗販売型事業では難しいかもしれませんが)企業自体の始業・終業時刻、

出勤日を変更する。

(例えば始業時刻を朝早くに始めて取引先から電話のかかってこない時間帯に

集中して業務を進める。若しくは一般的な取引先の休日が土曜・日陽なら交替で

土耀・日曜に出勤させる等)

等々簡単な例をあげてみましたが、実際には、その職場職場で効率化を

図る上での答えというものはそれぞれで、まずは、現場の社員が日頃感じている

無駄、ムラの問題を洗い出す場と時間を設け、抽出した上で

経営者からみたマクロ的な取り組み、それから1つ1つの作業の

効率化といったミクロ的な取り組みも合わせて行うことが必要です。

「時は金なり」という言葉があります。今回の記事が残業時間を減らすといった

視点ではなく、「1分1秒で今まで以上に企業の価値を上げて行く為には?」

といった視点で効率化を考えて頂く一つのきっかけになればと思います。

 

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「労働時間について」

「残業時間をいかに減らすか?」社会保険労務士が

経営者の方からよくお受ける質問の中の 一つに

間違いなく入る問題ではないでしょうか?

今回はその問題について解決方法をいくつか

(簡単では ありますが)ポイントを触れてみました。

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先日、ある経営者の方から次のようなご質問を受けました。

「社員の出勤、退勤の記録をタイムカードを使って記録している

のですがタイムカードの打刻通り残業代を払わなければいけない

でしょうか?」

よくお受けする質問ではあるのですが、その際に必ずなぜ

そのような質問をされるのかお尋ねするようにしています。

その方からは、次のような回答が得られました。

「同期で同じ給与の社員が二人いたとして、その二人に

同じ作業料を与えたとする。

1人は効率がよく、終業時刻内に与えた仕事を終え、

終業時刻までに他の作業までやってくれている。

しかし、もう一人は効率が悪く、終業時刻を超えて

作業が終わらず、残業をし、時間外手当を支給している。

1時間当たりの生産量(会社への貢献度)が高い社員よりも

低い社員の方が給料が高くなる。それって矛盾してませんか?」

そのようなお話を聞いた時、私はその通りだと思い、

首を縦に振ってしまいます。

タイムカードは確かに正確な記録が残り、単純な記入ミスというものは

なくなりますが、個人個人の労働時間の中身(質や量がどれくらいのものなのか?)

までは図れるものではありません。また、タイムカードは押すタイミングは

個人個人の裁量にゆだねられる部分が多い(仕事が終わってすぐ打刻する

人もいればそうじゃない人がでてくる可能性も否定できません。)ので

正確な業務の終了時刻が記録されているかどうかといえば難しいケースもあるのです。

(一応、現行の労働基準法の労働時間の適性把握の方法として

認められているものをご紹介しますと、

始業・終業時刻の記録は原則として

1.使用者が自ら現認(目で見て確認すること)による確認と記録

2.タイムカード、ICカード、パソコン入力等による客観的な記録を

基礎とした確認と記録するといった二つの方法が認められています。)

そこで私はお客様に次の二つの方法をご提案するように致します。

1つめは、タイムカードと併せて、労働者に残業時間申告書を

提出してもらい、管理者が必ず残業の必要性の有無と必要な

時間を確認すること

(自己申告制も労働時間の正確な算定が難しい場合の把握方法として

認められている方法です。)

そして2つめは、労働時間あたりの生産性(効率化)を上げる取り組みを

行うことで残業時間を減らすことです。

次回のブログで上記の二つの方法についての詳細を掲載します。

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