企業が従業員からマイナンバーの報告を受ける際の注意点
おはようございます。プロセスコアの山下です。
前回に引き続き、マイナンバー制度施行にあたって
企業の実務対応について触れたいと思います。
先月お送りしたメールマガジンでは、「マイナンバー
とは？」
「マイナンバーについてなぜ企業側の取扱の管理が
必要か？」について解説をさせて頂きました。
前回のメールマガジンを再度読み直したい方はこちら
から確認できます。
↓↓
https://process-core.com/process-core/?p=1962
今回は、実際にマイナンバーの通知が従業員の元に
届いた際に、企業としてどのような実務上の対応が
必要かについて触れたいと思います。
来月１０月１４日以降に、マイナンバーの通知（通知
カードと言われています。）が住民票の登録住所地に
届く予定になっております。
また、来年１月１日から、マイナンバーに関する
法律（番号法といいます。）が施行されるに伴って
従業員を雇用している企業は、実務上、通知カードに
書かれてある番号を従業員から報告を受け、管理する
必要があります。
報告を受けるにあたってまず企業が行わなければ
いけないことは、マイナンバーを企業に報告する
従業員に対して、どのようなことに番号を利用
するのか？通知する必要があります。
個人情報保護法に、個人情報を収集、利用する場合は、
情報の提供者となる相手方に、個人情報を何に
使用するのか目的を伝える義務が定められているから
です。
（下記から利用目的を従業員にお知らせする文書が
ダウンロードできます。）
↓↓
次に、従業員から報告を受けたマイナンバーに
間違いがないか確認作業を行う必要があります。
確認作業には、次の２つの作業を行う必要が
あります。
それは、番号確認と身元確認です。
番号確認とは、従業員が所定の報告用紙に
書かれた、マイナンバーの記載に漏れや
誤りがないか確認すること、
もう一つは、身元確認といい、番号の報告を
するものが番号の正しい持ち主であるか
確認することです。
番号確認と身元確認の方法は、
１．個人番号カード※（番号確認と身元確認）
２． 通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
３. 個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
※個人番号カード（来年の１月以降に管轄の市役所等で発行申請が可能な、マイナンバーと
顔写真が入ったカードのことです。１枚で番号確認と身元確認が可能です。）
のいずれかの方法で確認する必要があります。
ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に
本人確認を行って作成したファイルで番号確認を
行うことなども認められます。また、雇用関係に
あることなどから本人に相違ないことが明らかに
判断できると個人番号利用事務実施者が認める
ときは身元確認を不要とすることも認められます。
（実際に従業員からマイナンバーの報告を受ける際に
使用する書式が下記からダウンロードできます。
↓↓
次回は、マイナンバー制度施行に伴って企業がどのような
管理体制を整える必要があるのかについて触れたいと思います。
今回のメールマガジンは以上です。
お読み頂き、ありがとうございました。
前回のメールマガジン
「マイナンバーについてなぜ企業側の取扱の管理が
必要か？」について再度読み直したい方はこちら
から確認できます。
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