いつもお世話になっております。プロセスコアの山下です。

今回のコラムのテーマは「従業員とのコミュニケーションの時間」についてです。

コロナウィルスの影響で社外の取引先や顧客だけでなく、従業員との食事やコミュニケーションを取る機会も随分減ってしまったと感じられている経営者や管理職の方も多いのではないでしょうか？

日頃の上司と部下との間でのコミュニケーションの時間の量が従業員の定着率を左右するともいわれています。業種やビジネスモデルによってもコミュニケーションを取る頻度や量は大きく変わると思いますが、従業員とのコミュニケーションの時間はどのくらい取るべきなのでしょうか？今回のコラムで考察してみました。

ご存知の方も多いと思いますが、世界の最先端企業が集まるシリコンバレーでは、1on1という上司と部下の面談時間を取る制度があり、企業では当たり前の存在になっています。グーグル社では「仕組み」として「毎週」30分〜1時間の1on1を実施されています。

上記を読まれ、「えー！！他にやることあるし、必要ないのでは？」と思われる経営者や管理職の方もいらっしゃると思います。（私も最初にこの情報に触れた時、難しいと考えた一人です。）

では、世界的大企業だから生産性が高いので行えるのでしょうか？推測ではありますが仕組み（制度）として導入していることを考えると生産性の高い、低いに関係なく、全社的に行うだけのメリットがあるから実施しているのではないかと考えられます。

考えられる大きな理由として、コミュニケーションを取ること自体長い目で社員を育て、生産性の向上につながると考えていることが上げられます。また、離職率の低下や人間関係の向上など副次的な効果も考えられるので、「目先の損得」より「損して取れ」…長期的視点で企業の成長を重視しているのかもしれません。

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その他、考えられる理由として、「職場でのコミュニケーションツールの変化や情報量の増加」も考えられます。最近は社内外でもコミュニケーションをチャットなど個別ツールを使うことが日常的になり、以前のように電話で話す部下の声を上司が聞くといった機会も少なくなり、直接部下と顔を合わせてこまめなコミュニケーションを取る時間が減っています。各セクションの業務が以前より複雑化し、情報量も増えているので、社員からの報告を受ける時間が少なく説明が難しい内容だと、社員の仕事の全容を上司が把握する自体が難しく、部下の業務量やストレス等も見えづらくなっていることも要因の一つと考えられます。

では最後にコミュニケーションの頻度や時間を確保するための施策として、3つの方法を紹介します。

１．優先順位を上げて時間をブロックする

２．何人かの上司と手分けして面談を実施する

３．１日１度は社員に声掛けをする

１つ目は上記で上げたとおり、「損して得取れ」で予定時間をとにかくスケジュールの中に前もって抑えてしまい、絶対に変更しない覚悟を持って実施すること、

２つ目は面談の時間が大事とはいえ、中小企業においては上司もそればかりが仕事ではないので、他の管理職と手分けして実施し、経営者は面談を実施した管理職から必用な報告を受けるといった負担の分散を図り、継続的に実施する方法が上げられます。

３つ目は、面談時間がなかなか捻出できない経営者や管理職の方の為の方策です。最低でも１日１回社員のそばに歩み寄って、声掛けをすることを習慣化することです。一人あたり最大持ち時間５分と時間を決めておいて、特に相談や報告がなければ挨拶だけで終わっていいし、相談や報告案件があれば、５分程度で済むことならその場で解決し、５分で解決しないなら別に時間枠を取って相談にのる対応をすれば、各人のケアがタイミングよく行えます。この方法なら３０分で最低６人とコミュニケーションを取ることが可能です。

コミュニケーションを取る時間は日常当たり前に頻繁に行う行為です。だからこそ、何のために時間を取るのか？意識する、しないでは組織に与える影響は長期化すればするほど大きくなります。
今年１年にあたって社員の方々と接する時間について少しでも考えるきっかけの一つになればと思います。

今回のコラムは以上です。お読み頂き、有難うございました。