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コラム「日報の管理は何の為に行う?」と7月開催助成金セミナーのご案内

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おはようございます。
プロセスコアの山下です。

 天気がすぐれない日が続きますね。
昨年と比べると気温もそれほど高くない日が続いているように感じます。

 災害が発生するような大雨は避けたいですが、雨が降ることで気温がそれほど上がらず過ごしやすいという点では、今年はいいのかな思っております。
皆様はいかがお考えでしょうか?

 今回のメールマガジンは、弊所主催の助成金セミナーについて再度のご案内と、社員の方との日々の報告・連絡・相談のコミュニケーションツールとして活用される「日報」についてのコラムをまとめました。
是非お読み頂ければと思います。

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「令和元年度 厚生労働省管轄最新助成金セミナー」のご案内

前々回のメールマガジンでご案内させて頂いた、7/23に開催される弊所主催の(厚生労働省管轄)助成金セミナーですが、まだ、若干名、御席の空きがございます。参加を希望される方はお早めにお申し込みをお願い致します。
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「令和元年度 厚生労働省管轄最新助成金セミナー」
開催日時:7月23日 火曜日
     14:00~15:30(受付開始13:30~)
  場所:くまもと県民交流館パレア 会議室9
  定員:30名(顧問先企業様優先)
 参加費:3,000円/1人
    (顧問先企業様は2名まで無料ご招待)

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案内用紙は下記リンクをクリックするとダウンロード可能です。
↓↓
https://drive.google.com/file/d/1gSbWRcUlwu_aN3I0D4n6VXSGCJozDmAO/view?usp=sharing

お申込みは、電話  096-342-4558  へ(担当:加納又は花堂まで)御連絡頂くか
申込用紙をダウンロードして頂き、FAX  096-342-4559  までお申込みください。
どうぞ宜しくお願い致します。

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社内でコミュニケーションツールとして活用される日報について

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 お客様企業と打合せをさせて頂く中で出てきた話題から、改めて大事なことだと思った点についてシェアさせて頂きます。

あるお客様より、日報の管理について次のようなご相談をお受けしました。

「日報を毎日書かせているのだが、スタッフが増えて管理職が内容のすべてに目を通すことが時間的に難しくなってきている」

「日報を書く量が、個人でばらつきがあり、沢山書いてくる人もいれば、書かない人もいる」

「日報を書く目的が共有されておらず、書いてくる内容がバラバラ…」

 確かに新人社員が入社して日報をいきなり書いてもらっても、どういう目的で書いてもらうのか?意図が伝わっていないと、当違いの内容の記載があり、チェックする管理職の方が困惑してしまうケースが考えられます。

 対策としては、日報を書いてもらう目的や書いてもらいたい項目の優先順位を周知して共通認識を持たせることが重要になります。

例えば…
・毎日の気づきや改善点を書き出してもらい、社内の業務改善や思考力を鍛えることを最優先にするのか?

・クレームまではいかなくてもヒヤリハットといったミスにつながりそうなことを洗い出してもらい、対策を社内で共有・蓄積するために行うのか?

・業務の進捗や細かな報告連絡相談としてのコミュニケーションツールとして活用するのか?

・毎日の仕事内容や仕事量を把握するために活用するのか?

・日々の売上等の数値報告…等

 企業によって日報を取る目的や用途はそれぞれだと思います。
注意事項として、全部書いてもらいたいところですが、やはりある程度記入してもらう文章量や内容を絞った方が良いと思います。
理由は、日々業務として遂行することなので、記入するボリュームが多いと社員、そしてチェックする管理職双方に過度な負担を強いることに繋がるからです。

 内容が多ければ、口頭でのコミュニケーションの時間を別に設けたり、日報以外に必要な情報収集する「仕組み」や「管理ツール」を使って、役割としてもっとも取り組んでもらいたい業務時間をできるだけ割かないようにしましょう。

 社内でのコニュニケーションツールとして 活用される日報…毎日行うことだからこそ、何故行うのか?目的をしっかり共有した上で取り組みたいものです。

 今回のメールマガジンは以上です。
お読み頂き、ありがとうございました。