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労務News topics

「採用面接」に絶対必要な選考基準

ここ最近、採用面接の際の選考基準作りや

立会のお仕事をさせて頂く機会がありましたので

今回は採用面接でもっとも大切な「選考基準」

ついて書きたいと思います。

選考基準とは読んで字のごとく、「採用選考をする為の基準」。

これがなければ面接をしてもただ「話」をしているに過ぎず、

面接はまったく意味をなしません。

基準を作ってはじめて「必要な人材かどうか」

見極める為の物差しができ、必要な情報を収集することに

意識が注がれますので選考基準はとても大切です。

人事担当者の方が、新しく社員を採用したが思ったような

人材ではなかったと落胆されるケースの場合この選考基準が

漠然としすぎていたり、十分に練られていないケースが

比較的多いのではないかと思います。

選考基準が漠然としている例を営業職でいうと、

単純に「営業経験がO年以上ある人、

過去の在職時の業績が高い人」

というのは漠然としすぎていて×。

そうではなく、細かく分けていく。

.第一印象がいい人。目に力のある人。

2.話していて愛嬌がある人。

3.構成立てて物事を説明することできる人。

4.人の話を要点を押さえて聞くことができる人。

5.営業でも一定以上のパソコンスキルを持っている人。

6個人プレーではなく人を動かして業績を上げることができる人。

7.独力で企画・立案し業績をあげることができる人。

8.商品・サービスの市場となる人脈を多く持っている人

また開拓できる人。

といったように1つ1つの特性を細かく分けて

基準を設けていく必要があります。

当然この基準は企業にとって様々です。

まずは1と2だけあれば良いという企業もあれば、

1~5くらいまでは必要という企業もあるかと思います。

(念の為選考基準の作り方の流れをいいますと、)

まず現在在籍している人員で構成する組織の

強みと弱みを書き出す。

強みをさらに伸ばす若しくは弱みを克服する為には

どういう性格・能力を持ち、具体的にどういった行動を

取れる人材かを上記のように一つずつ書き出していき、

絶対満たしていなければ採用を考えられないといった

基準を優先順位を付けて5~10個は最低設ける。

(失敗しない採用という点で考えた場合、この作業で、

過去に残念ながら採用時に期待していたような働きぶりが

見られなかった社員の足りなかった行動・能力、若しくは

職務とミスマッチだった性格等を書き出してその部分の

優先順位を高くする方法が良いと思います。)

そして次に大切なことは、1つ1つの裏付けを必ずとること。

つまり、自社の採用基準を満たすだけの適性を

備えているのか?

面接、テストを行い、嘘はないか?

どのくらいのレベルなのか検証する必要があります。

例えば、1.2については、普通に話をするだけで分かる部分

かもしれませんが、

.4であれば、新聞の社説等の記事をもとにフローチャートを

書かせてプレゼンをしてもらい、わかりやすく説明できるか

テストをする。

.であれば、必要なパソコンの操作技術を持っているか?

実技試験を行う。

であれば、部下の育成で苦労した経験、

そこで学んだことを話してもらう。

.であれば、以前在籍していた会社での自身の企画の立案から

実際に結果につながるまでの経緯を話してもらう。

8.であれば人脈を作る為に日頃からどのような工夫をし、

行動してきたか話をしてもらう。

といったように単純にYES・NOで答えれる質問ではなく、

どのくらいのレベルなのか?を推し量ることができる質問やテストを

行っていく必要があります。

以上、採用面接に必要な「選考基準」について書かせて頂きました。

今回掲載したテーマが採用がなかなか思うようにうまくいかない、

とお悩みの人事担当者様の採用面接やテストの方法を見直す

きっかけになれば幸いです。
 

「労働時間について パート2.」

「残業時間を減らす為には?」そして「効率化を図り、1時間当たりの

生産量を増やしていく為には?」どのような方法があるか

一般的な例をご紹介させて頂きます。 ぜひご一読ください。

(お手数ですがパート1.を読まれていない方は画面を下に

スクロールして パート1.を読まれてから

パート2.を読まれてください。<(_ _)>)

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1つめの対策(基本中の基本ですが)はタイムカードと併せて、

社員に残業申告書を提出してもらい、管理者が必ず残業の必要性の

有無と必要な時間の確認をすることです。

(従来からある一般的な方法ですが意外と実施されていない企業

が少なくありません。)

運用方法としては、終業時刻前に残業が必要と考えている社員から

残業をする理由(業務内容)、業務終了に必要な時間数を書いた申告書を

上長に提出してもらい、決裁をもらうようにします。

上長が申告書をみて、今日中に残業をしなければいけない業務かどうか

判断し、必要のないと判断した場合には残業を認めず、退勤を命じることになります。

(終業時刻前に連絡をする上長が不在の場合は、携帯電話を使って連絡、

やむを得ない場合は事後申請とします。また、申請を受けた際に上長も必要な

時間についても作業が早く終わるようにアドバイスを与えるようにします。

このような申告方式をとることで残業をするのが当たり前といった

職場であっても社員一人一人に終業時刻内に業務を終える為に

どうすれば良いか考えるきっかけを与えることになります。

わたしの関与先の企業でも、このような申告書を取り入れただけで月の残業時間が

平均10時間~15時間は短縮することに成功した企業もあります。

ただし、ここで注意して頂きたいことがあり、上長の残業に対するチェックが

あまりに厳しいと、仕事を自宅に持ち帰ったり、休日出勤をしたりして、

実態としての労働時間は減らない、常日頃から余裕を持って仕事が

できない、最終的には企業への不信感が高まるといったケースも

考えられます。

そこで単純に「残業を減らす」ということだけではなく、2つめの労働時間あたりの

生産性(効率化)を上げる取り組みをあわせて行っていく必要があります。

事例をいくつかあげてみますと、仕事の効率が早い、いわゆる「できる社員の

行動特性(コンピテンシー)」を社員で共有する。

→ できる社員にインタビューして日常業務を行う上での1日、1週間、1ヶ月の

作業の流れを聞き出し、PLAN(計画)DO(実行)CHECK(分析)ACT(改善行動)

の各段階での工夫(なぜ仕事が他の人より裁けるのか)を追究し、他の社員に

伝達するようにする。

社内の課業(仕事の作業単位)を洗い出して、単純作業と属人作業

分別し、単純作業については専門社員、パート社員を活用して作業

分担を見直す。(パート社員をうまく活用すれば残業時間の削減だけで

なく社会保険料の負担を減らすことにもつながります。)

営業社員であれば(営業先との相性の問題もあるが)できる限り

担当エリアに重複をなくし、効率的な営業ルートで周り、

無駄な移動時間をなくすようにする。

(店舗販売型事業では難しいかもしれませんが)企業自体の始業・終業時刻、

出勤日を変更する。

(例えば始業時刻を朝早くに始めて取引先から電話のかかってこない時間帯に

集中して業務を進める。若しくは一般的な取引先の休日が土曜・日陽なら交替で

土耀・日曜に出勤させる等)

等々簡単な例をあげてみましたが、実際には、その職場職場で効率化を

図る上での答えというものはそれぞれで、まずは、現場の社員が日頃感じている

無駄、ムラの問題を洗い出す場と時間を設け、抽出した上で

経営者からみたマクロ的な取り組み、それから1つ1つの作業の

効率化といったミクロ的な取り組みも合わせて行うことが必要です。

「時は金なり」という言葉があります。今回の記事が残業時間を減らすといった

視点ではなく、「1分1秒で今まで以上に企業の価値を上げて行く為には?」

といった視点で効率化を考えて頂く一つのきっかけになればと思います。

 

「労働時間について」

「残業時間をいかに減らすか?」社会保険労務士が

経営者の方からよくお受ける質問の中の 一つに

間違いなく入る問題ではないでしょうか?

今回はその問題について解決方法をいくつか

(簡単では ありますが)ポイントを触れてみました。

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先日、ある経営者の方から次のようなご質問を受けました。

「社員の出勤、退勤の記録をタイムカードを使って記録している

のですがタイムカードの打刻通り残業代を払わなければいけない

でしょうか?」

よくお受けする質問ではあるのですが、その際に必ずなぜ

そのような質問をされるのかお尋ねするようにしています。

その方からは、次のような回答が得られました。

「同期で同じ給与の社員が二人いたとして、その二人に

同じ作業料を与えたとする。

1人は効率がよく、終業時刻内に与えた仕事を終え、

終業時刻までに他の作業までやってくれている。

しかし、もう一人は効率が悪く、終業時刻を超えて

作業が終わらず、残業をし、時間外手当を支給している。

1時間当たりの生産量(会社への貢献度)が高い社員よりも

低い社員の方が給料が高くなる。それって矛盾してませんか?」

そのようなお話を聞いた時、私はその通りだと思い、

首を縦に振ってしまいます。

タイムカードは確かに正確な記録が残り、単純な記入ミスというものは

なくなりますが、個人個人の労働時間の中身(質や量がどれくらいのものなのか?)

までは図れるものではありません。また、タイムカードは押すタイミングは

個人個人の裁量にゆだねられる部分が多い(仕事が終わってすぐ打刻する

人もいればそうじゃない人がでてくる可能性も否定できません。)ので

正確な業務の終了時刻が記録されているかどうかといえば難しいケースもあるのです。

(一応、現行の労働基準法の労働時間の適性把握の方法として

認められているものをご紹介しますと、

始業・終業時刻の記録は原則として

1.使用者が自ら現認(目で見て確認すること)による確認と記録

2.タイムカード、ICカード、パソコン入力等による客観的な記録を

基礎とした確認と記録するといった二つの方法が認められています。)

そこで私はお客様に次の二つの方法をご提案するように致します。

1つめは、タイムカードと併せて、労働者に残業時間申告書を

提出してもらい、管理者が必ず残業の必要性の有無と必要な

時間を確認すること

(自己申告制も労働時間の正確な算定が難しい場合の把握方法として

認められている方法です。)

そして2つめは、労働時間あたりの生産性(効率化)を上げる取り組みを

行うことで残業時間を減らすことです。

次回のブログで上記の二つの方法についての詳細を掲載します。

社長、契約書交わされていますか?(メルマガ配信記事より)

(最近、お客様より労働契約書についてのトラブルや

作成方法についてご相談をお受けする機会が多いため

過去に配信した、

「なぜ社員に労働契約書を渡す必要があるのか?」

というテーマのメールマガジンを掲載させて頂きました。

ぜひご一読ください!

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いつもお世話になっております。今回の経営者や人事担当者の方への

「労務管理や人材育成・ビジネススキルに関する1分セミナー」は、

「従業員を採用する際に契約書を交わさないと

こんな問題に発展する!」

という労務管理の基礎テーマです。

先日ある(サービス業)の経営者の方からこんなご相談を受けました。

「いつも人を雇い入れた時には労働条件通知書(労働条件の内容を記載した文書)

を渡していたけど1か月の短期契約で雇い入れることになった人に対して

対して契約期間が短いこともあり通知書を渡さなかった。」

「そして、口頭で「1ヶ月間の働きぶりを見て勤務態度・成績がよければ

契約を更新する」と話をしていた。

「1ヶ月後、労働者の働きぶりが期待するほどのものではなかったので

契約の更新はしない(契約期間満了)と労働者に伝えたところ、労働者は

解雇されたので解雇予告手当(おおよそ1カ月分の給与相当額)を

支払うよう請求してきた。

解雇予告手当を支払わないといけないのか?(払いたくないのだが・・・)」

この問題の争点は、2点です。

この労働者の離職の理由が解雇(会社側からの解約意思表示)か

契約期間満了のどちらに該当するのか、それと口頭での契約は

認められるのかという点です。

解雇となるなら経営者の方が労働者に対して予告なしに

「明日から来なくていい!」といえば労働者に解雇予告手当を

払う義務が法的にあります。

そして労働者が労働条件通知書の交付を受けていないことを

労働基準監督署に相談にいけば法律違反として監督署の調査や

呼び出しを受ける可能性もあります。

それだけでなく、労働者が解雇に納得がいかないと裁判を起こした場合、

解雇は合理的な理由があることを会社側が立証できなければ慰謝料を

請求される可能性まで出てきます。

離職の理由が契約期間満了であれば、解雇予告手当を支払う必要もなく、

労働基準監督署から調査や呼び出しを受ける心配もなく、慰謝料を

請求されることもありません。

そこで問題となるのはこの契約を口頭でしていることです。

口頭なので契約期間を設けていたことを証明する証拠が明確にはないのです。

もし労働者が労働基準監督署へ行ったり、裁判を起こすようなことが

あれば会社側は弱い立場にあります。

つまり、解雇予告手当の支払+慰謝料の支払い+労働基準監督署等から

呼び出された場合の対応に追われる可能性が非常に高いのです。

契約書さえ交わしておけば起きない問題であり、経営者の方の貴重な

時間や労力を奪われることはないのです。

今回は契約期間ということでしたが、給与や労働時間や休日についても

書面を交付していないことを理由に労働者と争いになる可能性はあります。

契約は口頭(口約束)でも有効に成立します。

しかし、何かトラブルがあった時書面が活きてくるのです。

皆様の会社では労働者を雇入れる際には、

労働条件通知書を交付されているでしょうか?

もし、渡されていたとしても必ず、書面のタイトルを

「労働条件通知書兼労働契約書」に変更して、

労働者から契約内容を承諾したサイン(署名・押印)を

もらうようにしてください。