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ルールの重要性

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おはようございます。プロセスコアの山下です。

先月の連休をつかって夫婦で、鹿児島に住む叔母の家に行ってきました。
(叔父は既に他界されているのですが、今の仕事をするきっかけを作ってくれた恩人で、今年8月に結婚した報告も兼ねて挨拶に行ってきました。)

コロナ禍の状況でもあり、行くこと自体どうかと思う部分もあったのですが行ってみて、本当に良かったと思いました。

沢山の人にお世話になって今の自分があると思うのですが、特に人生の転機やピンチの時に支えてくれた人、背中を押してくれた人の存在は、かけがえのない存在で、そういった人に直接感謝の言葉を伝える機会は「初心」や「お陰様」の気持ちを確認する機会になったからです。

忙しい日々が続くとついついそういった気持ちを忘れがちですが、だからこそそのような機会を定期的に作っていこうと思った次第です。

今回のコラムのテーマ
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「職場内のルールの重要性」について

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ルールの定義ですが、「職場内でのあらゆる決まりごと」と幅広く定義すれば、職員間やお客様へのルール、業務の標準書や作業マニュアル、社内諸規程といったものまで幅広く含まれるかと思います。

そもそもルールが何故必要かというと、職場内の秩序維持があげられますが、お客様への印象や、サービスの標準化、品質の維持、信用という部分にも大きく関わってきます。

ルールが組織内で周知徹底されていれば、我社の社員はこういう時にはこうすべきだ、という価値観が共有されているので、指示を出さなくても自分の判断で動いてくれる状態が増え、組織内の生産性も上がります。

逆に周知徹底されていなければ、「何でそんなことするの?」といったすれ違いが多く生まれ、すり合わせをすることに膨大な時間を割くことになります。

では、ルールの周知徹底を進めるには、どのような方法が有効なのでしょうか?

一般的な方法をご紹介すると、

まず、「ルールが存在していることを知ってもらうこと」です。

入社時、できるだけ早い段階で時間を割き、ルールの読み合わせを行い、かつ、何故そのルールがこの会社において必要なのか?背景や目的を伝える必要があります。

このルールの読みあわせがなされないまま進むと、悪気なくルール違反をする社員が増えてきて、すり合わせに多くの時間を割く可能性が増えてきます。

次に、ルールが守られていない人がいたら、注意や指導をすることを怠らないことです。

注意を怠っていると、ルールは守らなくてもいいものだという認識を、ルールを守らなかった人だけでなく、ルールを守っている人にも与え、職場内の秩序維持に悪影響を与えます。

最後に、定期的な読みあわせやメンテナンスを行うことです。

人は忘れやすいものです。
定期的に確認を行い、かつ、一度決めたからといって固執せず、内外の環境に合わせて柔軟にルールの見直しを図っていく必要があります。

弊所でも、毎日の朝礼の際にルールを2つずつ読み上げ、全体確認し、最近の状況にルールがあっていないと判断したらすぐに更新をかけるようにしています。

職場内でもし、ルールを守れない人が多く、注意指導する時間を多く削がれているという経営者や管理職の方がいらっしゃいましたら、気付いた時点からでも良いので、ルールの一つ一つをメモに残し、全体に周知することから実施していきましょう。

そして一つ一つのルールを蓄積して明文化する作業を繰り返すことをお勧めします。

今回のコラムは以上です。
お読み頂き、ありがとうございました。

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