社員を採用した際に必要となる入社手続きは労務担当者の重要な業務です。

新入社員採用時に、雇用契約書等の必要な書類の準備や各種手続（健康保険や厚生年金などの社会保険や、雇用保険手続）を速やかに行うことは社員からの企業への信頼感を高めます。

以下に準備しなければいけない事項をまとめましたのでご確認ください。

入社前に準備しておくこと

１．雇用契約書や誓約書の作成・締結

できれば、入社日前に雇用契約書や誓約書を作成し、読み合わせをしながら新人社員に説明して、サインをもらっておくことが望ましいです。
入社日前の交付が出来ない場合でも、採用後に早めに作成し、サインを取り交わすことをお勧めします。

主な契約書・誓約書関係の例
・・・雇用契約書、入社誓約書、身元保証書、機密保持誓約書、自家用車通勤許可申請書

２．備品関係やネット環境の準備、教育計画の作成

入社前に社員に貸与する備品やIDを手配して、すぐに職場環境にスムーズに適応できる準備を行うことが大切です。
また、教育計画を早めに作成し、スケジュールを確保しておくと新人社員が入社後の早い段階で社内のルールを理解し、組織に順応するのが早くなります。

３．雇用保険・社会保険・税務関係手続き等その他の回収するもの

新入社員を採用したときに、社会保険関係の手続を速やかに行うことも、企業に対する信頼度UPに繋がります。
入社後、以下の事項の書類等の回収を速やかに行いましょう。

１．雇用保険被保険者証…雇用保険手続に必要な書類（新卒入社で前職ない場合は不要
２．マイナンバー（例…住民票記載事項証明書や通知カード・マイナンバーカード写し）雇用保険・社会保険に必要
３．源泉徴収票…前職があり、年内中に給与の支払いを受けている場合、年末調整で必要
４．給与所得者の扶養控除等(異動)申告書…給与計算の税額計算や社会保険扶養対象者確認に必要
５．給与振込先届出書…給与の支払口座確認に必要
６．各種手当支給届出書・資格証明書…社内で規定されている各種手当の支給対象か確認に必要
７．健康診断書…入社前に準備してもらうか、入社後速やかに健康診断実施

今回のコラムは以上です。
お読み頂き、ありがとうございました。

〈この記事を書いた人〉
山下 謙治
Kenji Yamashita
社会保険労務士法人 プロセスコア 代表
日越協同組合 監事
社会保険労務士・行政書士・マイケルボルダック認定コーチ
日産鮎川義塾　師範代　九州本校　塾長

社会保険労務士として人事・労務の課題解決を通じて地元熊本を中心に中小企業の経営支援２０年のキャリアを持つ。従来の社会保険労務士の業務だけでなく、管理職育成を中心とした教育研修事業や評価制度導入支援を行い、経営者が抱える、組織上の悩みや課題解決の支援を行っている。得意とする業務は、起業から5年目以降の発展期における組織強化・拡大期の採用・教育・評価・処遇といった人事制度づくりの支援。

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